Dosen Prodi PBSI FKIP UNJA Adakan Pelatihan Penulisan Surat Dinas di Tanjung Jabung Timur

radarjambi.co.id, MUARASABAK-Dosen Program Studi (Prodi) Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia (PBSI) Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) Universitas Jambi (Unja) mengadakan pengabdian kepada masyarakat dengan judul kegiatan: “Pelatihan Penulisan Surat Dinas untuk Staf Administrasi di Sekolah Menengah Pertama Muara Sabak Tanjung Jabung Timur".

Dosen tersebut terdiri atas Drs. Albertus Sinaga, M.Pd, Drs. Larlen, M.Pd, Dra. Rasdawita, M.M, Drs. Andiopenta Purba, M.Hum dan Hilman Yusra, S.Pd., M.Pd. Kegiatan tersebut merupakan salah satu perwujudan dari tri dharma perguruan tinggi. Acara berlangsung pada 27 Oktober 2020 yang bertempat di Ruang Aula SMP Negeri 17 Muara Sabak Tanjung Jabung Timur.

Surat-menyurat tidak hanya merupakan kegiatan  berkomunikasi yang bersifat individual, tetapi juga merupakan kegiatan berkomunikasi antara individu dan instansi atau sebaliknya.

“Dalam surat-menyurat, pengguna bahasa dituntut agar menggunakan bahasa yang baik dan benar untuk menghindari 
terjadinya salah pengertian tentang maksud atau isi surat. Dalam bahasa surat itu, tidak hanya dituntut penggunaan kalimat yang efektif 
dan efisien tetapi juga penggunaan tanda baca dan penulisan kata dan istilah yang benar,” kata Ketua Tim, Drs. Albertus Sinaga, M.Pd kepada radarjambi.co.id.

Bagian Tata Usaha ataupun Administrasi kegiatan surat-menyurat merupakan salah satu kegiatan yang setiap hari mereka dilaksanakan. Berdasarkan pengalaman, cukup banyak surat yang dikeluarkan tidak mencermikan penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Kesalahan yang sering terjadi adalah kalimat yang tidak memenuhi syarat sebagai sebuah kalimat.

Menurut Hilman Yusra, S.Pd., M.Pd termasuk sebagai anggota pengabdian mengatakan, soal kelengkapan unsur dalam sebuah kalimat penting agar informasi yang akan disampaikan jelas, tepat, dan sesuai dengan yang dimaksud oleh penulis. Contoh kesalahan lain yang  sering dijumpai dalam surat ialah penggunaan tanda baca dan penulisan kata dan istilah. Masalah ini tidak boleh dianggap ringan. Salah atau  ketiadaan dalam menggunakan tanda baca saja sangat mengganggu efektivitas dalam memahami informasi atau maksud yang disampaikan dalam surat. Mereka tidak menyadari kesalahan dan akibat dari kesalahan tersebut karena kesalahan tersebut terjadi berulang-ulang. Selain itu staf administrasi sekolah juga kurang tahu dengan aturan membuat kalimat dan aturan Ejaan Bahasa Indonesia (EBI).

Jumlah peserta yang hadir sebanyak 25 peserta. Setiap SMP di  Tanjung Jabung Timur mengirim satu staf administrasi. Kegiatan berjalan  dengan antusias. 

Dalam pelaksanaannya, Tim membekali peserta dengan materi tentang jenis-jenis surat, format dan sistematika surat-menyurat, bahasa yang baik dan benar, kalimat, diksi, dan aspek-aspek Ejaan Bahasa Indonesia (EBI) seperti penulisan huruf, penulisan kata, dan penggunaan tanda baca. Setiap penjelasan materi disertai dengan contoh-contoh. 

Peserta diberi kesempatan untuk bertanya tentang materi yang sudah dijelaskan. Mereka sangat aktif bertanya dan berdiskusi. Sebagian  mereka terkejut dengan penjelasan yang diberikan oleh pemateri. Mereka baru menyadari bahwa banyak kalimat dalam surat yang  mereka buat tidak benar. Maksudnya, kalimat mereka tidak sesuai dengan kaidah kalimat dan aturan EBI. Sebelum kegiatan ditutup, beberapa orang peserta mengucapkan terima kasih atas dilaksanakannya kegiatan ini. Mereka mengakui bahwa kegiatan ini sangat berguna dalam meningkatkan kualitas kerja mereka.

Kepala Dinas, yang diwakili Sekretaris Dinas Pendidikan Tanjung Jabung Timur, Mamiati, S.Pd mengapresiasi kegiatan ini dan mengucapkan terima kasih kepada tim pengabdian. Beliau berharap agar banyak lagi kegiatan pengabdian yang dilakukan khususnya di lingkungan Dinas Pendidikan Tanjung Jabung Timur. (***/har)